Unternehmen sind heute einer schieren Flut von Daten ausgesetzt. Auswertungen dieser ermöglichen einen Blick auf kommende Trends, Wünsche und Bedürfnisse der eigenen Kunden oder auch auf die Performance der eigenen Prozesse. Dabei nimmt jedoch auch die Notwendigkeit von Datenschutz mit der ERP-Software immer weiter zu.

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Blicken Sie mit uns auf die Möglichkeiten, die eine ERP-Software zum Schutz der eigenen Daten bietet und erfahren Sie, wie auch Ihr Unternehmen vom Einsatz einer solchen Anwendung profitieren kann. Zuvor werfen wir noch einen Blick auf die allgemeine Funktionsweise einer ERP-Software, um besser verstehen zu können, wie genau diese maßgeblich zum Datenschutz beiträgt.

Was ist eine ERP-Software? – Eine Definition

Hinter der Abkürzung ERP verbirgt sich der Begriff Enterprise Resource Planning. Im Kern geht es bei dieser unternehmerischen Aufgabe, um die möglichst effiziente Nutzung aller zur Verfügung stehender Ressourcen. Dazu bedarf es effizienter und schlanker Prozesse, so wie eines Instrumentes zur Planung, Steuerung und Überwachung dieser.

Unter Ressourcen versteht man in diesem Zusammenhang alle Betriebsmittel, auf die ein Unternehmen zur Erfüllung der eigenen Geschäftszwecke zurückgreifen kann. Das betrifft neben zu verarbeitenden Gütern auch die Arbeitskraft des Personals, finanzielle Mittel, Anlagen und Maschinen, den Fuhrpark, Immobilien usw.

Verschwendungen von Ressourcen vermeiden

All diese Ressourcen müssen so auf die vorliegenden Prozesse geplant werden, sodass diese zu jedem Zeitpunkt nicht gestört werden. Jedem Prozess muss die richtige Menge an Ressourcen zum richtigen Zeitpunkt in der richtigen Menge zu Teil werden. Gleichzeitig sollen Verschwendungen von Ressourcen weitestgehend ausgeschlossen werden.

In Anbetracht der Vielzahl der verschiedenen Prozesse die ein einem Unternehmen tagtäglich ablaufen, kein leichtes Unterfangen. Hier kommt eine ERP-Software zum Tragen. Diese bildet alle Prozesse eines Unternehmens digital ab und führt die Daten auf eine zentrale Datenbank zusammen. So haben alle Akteure im Unternehmen Zugriff auf dieselben Daten.

Aufbau einer ERP-Software

Das erhöht den Informationsfluss und schafft mehr Transparenz. Auch werden Fehlerquoten durch falsche Übertragungen oder Dubletten deutlich gesenkt. Dazu ist eine ERP-Software aus mehreren Modulen aufgebaut. Jedes Modul deckt einen bestimmten Aufgabenbereich im Unternehmen ab und verfügt über zahlreiche Funktionen, die die einzelnen Abläufe unterstützen.

Über die zentrale Datenbank sind alle Module miteinander verbunden und ermöglichen so ein abteilungsübergreifendes Zusammenarbeiten. Das verschlankt die Prozesse nochmals und spart Ressourcen ein, die dann gewinnbringend an andere Stelle eingesetzt werden können.

Module in einer ERP-Software

Module sind zum Beispiel für das Personalmanagement, die Produktion, die Lagerverwaltung, das Kundenbeziehungsmanagement, das Dokumentenmanagement oder auch für die Finanzverwaltung verfügbar. Je nach Bedarf und Arbeitsbereich eines Unternehmens, setzt sich die Software aus all jenen Modulen zusammen, die zur Abdeckung der eigenen Prozesse benötigt werden.

Cloud, gehostet oder lokal implementiert

Eine wichtige Frage, die auch für den Datenschutz relevant wird, ist jene nach dem jeweiligen Lizenzmodell mit dem die ERP-Software erworben wird. Klassischerweise erwirbt man die Software direkt vom Anbieter und implementiert diese auf den hauseigenen Servern. In diesem Fall spricht man auch von einer lokalen ERP-Software.

In den letzten Jahren hat sich auch das ERP-Cloud-Modell immer mehr etabliert. Hier wird die Software in einer Cloud zur Verfügung gestellt. Die Daten werden dann direkt im Rechenzentrum des Cloud-Anbieter gespeichert und nicht im eigenen Unternehmen. Das wirft datenschutzrechtliche Fragen auf. Denn der Schutz der Daten obliegt nicht mehr dem Unternehmen selbst, sondern dem Cloud-Anbieter.

Datenschutz in der Cloud

Wenn man jedoch bedenkt, dass dieser über weit mehr Expertise und Kapazitäten für den Datenschutz verfügt als ein einzelnes Unternehmen, können die Bedenken schnell aus der Welt geschaffen werden. Kaum ein Unternehmen verfügt über dieselben Sicherheitsstandards, wie sie Cloud-Betreiber für Ihre Rechenzentren erheben.

Daten an einem zentralen Ort schützen

Doch auch der Einsatz der ERP-Software selbst trägt maßgeblich zum Datenschutz bei. Durch die Zentralisierung aller unternehmerischen Daten, müssen diese nur noch an einem Ort und nicht auf vielen verschiedenen Rechnern geschützt werden. So können die eigenen Bemühungen zum Datenschutz auf einen Knotenpunkt fokussiert werden.

Datenschutz auf funktioneller Ebene

Auf funktioneller Ebenen geht der Datenschutz weiter. Eine ERP-Software ermöglicht die Vergabe von unterschiedlichen Zugriffs- und Leserechten. Nicht jeder Mitarbeiter kann einfach jedes Dokument einsehen und verändern. Vielmehr können Rollen definiert werden und bestimmte rechte vergeben. Das entspricht dann auch dem Prinzip der Integrität, wie es etwa die DSGVO vorschreibt.

Revisionssichere Archivierung mit der ERP-Software

Auch unterstützt die Software bei der rechtmäßigen Archivierung der Daten. Bestimmte Daten unterliegen Lösch- bzw. Aufbewahrungsfristen. Das System verhindert für bestimmte Dokumente die Löschung oder erinnert den Anwender an Löschfristen. So kann immer sichergestellt werden, dass man sich im gesetzlichen Rahmen bewegt.

Bildquelle: unsplash.com

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