aktenberg

Noch vor rund vier Wochen gab es in meinem Arbeitszimmer einen Schrank, vollgestopft mit zahlreichen Ordnern. Das Leben ist ein einziger Verwaltungsvorgang, so könnte man zumindest denken. Für jedes Blatt Papier das hier abgeheftet war jetzt 50 Cent bekommen. Wie sagt man sprichwörtlich so schön, „dann wär‘  ich ein gemachter Mann“. Die Betonung im Bezug auf das viele Papier liegt bewusst aus „war“. Die ganze Aktion war ein regelrechtes Attentat auf die jahrelang angewachsenen Papierberge.

Denn seit dem 01.05.2020 war ich damit beschäftigt (fast) jeden Tag damit beschäftigt hier ein nahezu papierloses Büro entstehen zu lassen. Das Vorhaben steht schon länger im Raum, ein Blogprojekt eines „Kollegen“ zum Thema Frühjahrsputz gab letztlich den alles entscheidenden Startschuss alles in die Tat umzusetzen. Viele Jahre an Papier liegen nun gehäckselt 3 Etagen tiefer im Altpapier und warten auf ihr weiteres Fortkommen das da in gut einer Wochen erledigt sein wird. Und ich musste für diese Art von Frühjahrsputz nicht einmal in den Keller zu Spinnennetzen & Co..

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Das papierlose Büro

Nicht alles, aber verdammt vieles läuft heute doch alles digital. Nur „der gute alte Aktenordner“ nimmt immer noch in großer Zahl Platz in unseren Schränken ein. Nicht zuletzt deswegen, weil nach wie vor viel zu viel an Papier produziert und verschickt wird. Und oftmals sind es eben Angelegenheiten, die man „locker vom Hocker“ auch auf digitalem Wege erledigen könnte. In Deutschland dauert das eben alles etwas länger bis sich etwas durchsetzt. Und dann gibt es noch den leidenschaftlich sammelnden Bürger, der alles brav klammert, locht und abheftet. So wie man das früher nun einmal gemacht hat.

Diese Ära hab ich nun hinter mir gelassen. Wirklich in Papierform vorliegend sind jetzt lediglich noch

  • Versicherungspolicen
  • Steuerbescheide der „jüngeren“ Zeit
  • sonstige Bescheide / Urteile oder Urkunden
  • Verträge

Diese 4 Bereiche umfassen aber unter dem Strich viel weniger Papier als man pauschal annehmen würde. Alles andere hat nach der Digitalisierung seinen letzten Weg in meinen Aktenvernichter* gefunden und das eingangs erwähnte Attentat im Original nicht überlebt. Schön brav und selbstverständlich gemäß unserer herrlichen Datenschutzgrundverordnung alles in die ewigen Jagdgründe des Altpapiers geschickt. Also dorthin, wo es ohnehin hingehört hätte.

Transcend – externe USB Festplatte

Der ganze Wust an Schriftverkehren mit allen möglichen amtlichen, rechtsstreitigen Vorkommnissen medizinischen Ursprungs und sonstigen Institutionen – teils auch aktuellerer Natur, teils auch älterer – schlussendlich durch ein USB-Kabel gequetscht und auf einer schnellen und externen Festplatte* abgelegt. Auf einem Terrabyte Speicherplatz bringt man sehr viel „unnützes“ Papier unter. Manches wurde auch direkt und ohne Digitalisierung entsorgt.

Ergebnis der 4-wöchigen „Mach-Dein-Büro-papierfrei-Aktion“ waren über den gesamten Monat fünf dieser blauen Abfallsäcke – alle bis zum Rand gefüllt. Ein einziger Ordner ist noch übrig geblieben, von insgesamt 14. Einige einzelne Schnellhefter hier mal gar nicht mitgezählt. Das Ende einer großen Aktenära ist vollzogen. Wie sagte schon ein berühmter Fußballtrainer vor langer Zeit: Ich habe fertig! Das hab‘  ich nun wirklich und ich muss sagen es ist ein schönes Gefühl diesen ganzen Ballast los zu sein.

Hätte ich nun auch nicht gedacht, dass ein Blogprojekt eines anderen hier bei mir eine solch große Entsorgungsaktion auslösen könnte. Und schlimm…. schlimm war es eigentlich überhaupt nicht. Zeitaufwendig war es ja, doch wenn man keinen Industriereisswolf besitzt sondern nur die Haushaltsversion dauert es eben seine Zeit bis der gesamte Ordnerflut beseitigt ist – 8 Blatt maximal durften es sein – rechne selbst!

So ganz papierfrei bringt man es kaum hin weil es eben immer noch zu viele Schriftstück gibt die rechtlich bindend gedruckt auf Papier und im Original sein müssen. Dafür sorgt schon unsere Verwaltungswut Land auf Land ab. Doch mal Hand auf’s Herz, wie viel an (Alt-)Papier lagert ein Deinen Schränken das schon lange „ins Jenseits“ geschickt werden sollte, weil es genau genommen kein Mensch in dieser Form wirklich braucht oder es sowieso veraltet ist? Ohne alles wirklich in Händen gehabt zu haben würde man es nicht glauben wie viel es tatsächlich an „unsinnigem Ballast“ ist den man permanent mit sich herum schleppt. Zu viel, das ist es definitiv!

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6 Kommentare zu „Ein papierloses Büro ist entstanden“

  1. Hi Thomas
    Na das hat sich doch mal gelohnt, Gratulation.
    Ich verstehe dich gut, dass es sich toll anfühlt, soviel Ballast losgeworden zu sein.
    Hut ab und Gratulation, dass nur noch 1 Ordner von 14 übrig ist.
    Dann kann der Schrank, der sonst voll stand, ja nun auch anderweitig genutzt werden. ;)
    Es freut mich jedenfalls, dass mein Selbstexperiment dir geholfen hat, dieses Projekt anzugehen und durchzuziehen.
    Genieße dein papierloses Büro!

    1. Hi Alex,
      danke, ja das hat sich wirklich gelohnt, die vielen Jahre, das viele Papier – weg! Naja zumindest gegenständlich betrachtet.

      Der Schrank bzw. die freien Teile davon wird seine neue Bestimmung finden da bin ich mir sicher. Aber auf gar keinen Fall mehr vollgestopft mit Papier, soviel ist heute schon mal gewiss! Dein Beitrag hat es ausgelöst und aus heutiger Sicht bin ich froh drum. Deswegen auch ein „Danke“ an Dich für den Anstoß dazu.

  2. Hallo Thomas
    Das habe ich auch schon vor Wochen angefangen, aber leider kam immer etwas dazwischen weist ja. Aber ich mache immer ein Stück weiter. Zwei blaue Säcke hab ich auch schon und einiges an Platz.
    Viele Grüße

    1. Hi Witlof,
      ja das weiß ich… immer irgendwas los bei Dir.
      Aber wichtig ist ja, dass man anfängt und ein Ziel hat.
      Ich hab mein Ziel erreicht und es fühlt sich gut an.
      Also nur Mut und weiter gehts.

  3. Hallo Thomas,

    das habe ich auch schon eine ganze Weile vor. Leider kann ich mich noch nicht so recht durchringen, mir einen Dokumentenscanner zuzulegen.
    Dieser hat zwar eine Vorteile (schneller Scan, Duplex Scan etc.), aber leider auch seinen Preis. Und das ganze mit dem Multifunktionsgerät scannen? Dauert wahrscheinlich nochmal länger …

    Wie hast du das ganze denn gelöst? In den sauren Apfel gebissen und einen solchen Scanner gekauft? Oder längere Scanzeiten in Kauf genommen?

    LG
    Julian

    1. Hallo Julian,
      ja diese Dokumentenscanner sind schon sehr teuer wenn sie was taugen…. 350 € aufwärts. Ich hab das in der Tat über meinen Multifunktionsdrucker erledigt. Der hat auch seinen Duplex und legt alles via netzwerk auf dem PC ab – aber es dauert natürlich schon länger als mit den Dokumentenscannern. Alles in allem war ich 1 Monat dran, immer wieder etwas. Aber es lohnt sich in jedem Fall. Wenn alles fertig ist sieht man was man weggeschafft hat bzw. man sieht es nicht mehr :-) . Grüße und angenehme Woche.

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